Tiếng Anh công sở: viết email để được trả lời

Xin chào! Tuần trước, ở bài cuối của chuỗi TOEIC, mình đã nói rằng tiếng Anh bạn học để thi chính là tiếng Anh mà công việc cần đến. Điều thay đổi chỉ là chiều sử dụng: trong phòng thi bạn nhận ra từ, còn ở công ty bạn phải tự viết, tự nói ra.

Chuỗi bài mới này dành cho đúng việc đó. Mỗi thứ Tư, một tình huống nơi công sở: email, cuộc họp, điện thoại, trò chuyện xã giao, cách từ chối. Ngắn gọn, thực tế, viết cho những bạn đã qua kỳ thi.

Chúng ta bắt đầu với thứ bạn viết nhiều nhất: email.

Người đọc quyết định trong năm giây

Người nhận mở email của bạn giữa hai việc khác. Chỉ trong vài dòng đầu, họ đã quyết định sẽ trả lời ngay, để sau, hay không bao giờ. Vì vậy thói quen hữu ích nhất rất đơn giản: đặt yêu cầu lên đầu.

Hãy so sánh hai cách mở đầu:

I hope you are well. I am writing regarding the training schedule which we discussed at the meeting last Tuesday, and I wanted to check some details about it...

Could you confirm the training date by Friday? We discussed two options at Tuesday's meeting: 12 or 19 November.

Email thứ hai được trả lời. Email thứ nhất bị đánh dấu "chưa đọc".

Một khung dùng được cho hầu hết mọi email

1. Một dòng: bạn cần gì. Một câu hỏi hoặc một yêu cầu, kèm hạn chót nếu có.
2. Hai, ba dòng: bối cảnh. Chỉ những gì người đọc cần để hành động.
3. Một dòng: bước tiếp theo. "If the 19th is easier, I will move the room booking."

Rồi dừng lại. Một lời kết như Thanks hay Best regards là đủ.

Năm cụm từ nên "mượn" ngay

• Could you ... by [day]? Lịch sự và rõ ràng về thời gian.
• Just to confirm, ... Để xác nhận lại mà không có vẻ nghi ngờ.
• Following up on my email from Monday, ... Cho lời nhắc mà không ai thích viết.
• I'm afraid we can't ..., but we could ... Để từ chối nhưng vẫn đưa ra phương án khác.
• Please let me know if anything is unclear. Thay cho If you have any questions, please do not hesitate to contact me, cùng một ý nhưng dài gấp đôi.

Những lỗi mình gặp nhiều nhất

• Dịch nguyên văn sự lịch sự kiểu Việt. "I would like to kindly request you to please help me..." đọc lên trong tiếng Anh nghe rất lo lắng. Một chữ please là đủ.
• Tiêu đề kiểu "Hello" hay "Question". Hãy viết chủ đề, và nếu cần, cả hành động: Training date: please confirm by Fri.
• Viết "ASAP". Nghe thì gấp gáp nhưng không có ngày cụ thể. Hãy ghi rõ ngày.

Bài luyện tuần này

Mở hộp thư đã gửi và chọn ba email bạn từng viết bằng tiếng Anh. Với mỗi email, viết lại dòng đầu sao cho yêu cầu nằm ở trước. Đọc to cả hai phiên bản; bạn sẽ nghe ra sự khác biệt ngay.

Thứ Tư tuần sau: cuộc họp, và cách chen được một câu khi ai cũng đang nói. Hẹn gặp lại! 🌸