Tiếng Anh công sở: lên tiếng được trong cuộc họp

Xin chào! Tuần thứ hai của chuỗi Tiếng Anh công sở. Tuần trước là email, nơi bạn có thời gian suy nghĩ. Tuần này thì ngược lại: cuộc họp, nơi câu chuyện đã trôi đi trong khi bạn vẫn đang ghép câu trong đầu.

Học viên của mình đều kể về cùng một khoảnh khắc: "Em hiểu hết, em cũng có ý muốn nói, nhưng đến lúc em sẵn sàng thì mọi người đã sang chủ đề khác rồi." Bài viết này giúp bạn thu hẹp khoảng cách đó.

Chuẩn bị một câu, không phải một bài phát biểu

Trước cuộc họp, xem qua chương trình và chọn một mục mà bạn có điều muốn góp ý. Viết sẵn một câu cho mục đó. Chỉ một câu thôi. Trên đường đến phòng họp, đọc to câu đó hai lần.

Bạn không cần trôi chảy suốt một tiếng đồng hồ. Bạn chỉ cần nói được một điều hữu ích, rõ ràng, đúng lúc. Mỗi cuộc họp một câu, cuộc họp nào cũng vậy, đó là cách sự tự tin khi nói được xây dựng.

Cách chen vào

Người nói thành thạo hiếm khi chờ đến lúc im lặng; họ dùng một cụm từ ngắn để báo hiệu rằng mình muốn nói. Hãy học ba cụm:

• Can I add something here?
• Sorry, just a quick point on that.
• Before we move on, ...

Nói cụm từ đó, rồi dừng nửa giây. Mọi người sẽ quay sang bạn, và nửa giây đó cũng là lúc để bạn hít một hơi.

Khi bạn nghe không kịp

Không hiểu là chuyện bình thường; giả vờ hiểu mới là điều gây rắc rối. Hãy hỏi lại một cách chuyên nghiệp:

• Sorry, could you say that again? Đơn giản và hoàn toàn ổn.
• Just to make sure I understood: you mean ...? Còn tốt hơn, vì nó cho thấy bạn đã nắm được phần nào.
• Could you give me an example? Hữu ích khi từ ngữ thì rõ nhưng ý thì chưa rõ.

Diễn đạt lại là kỹ năng mà TOEIC đã luyện cho bạn mà không nói ra. Paraphrase là cả cuộc chơi ở Part 3 và 4; giờ đây bạn tự tạo ra nó thay vì chỉ nhận ra.

Đồng ý và phản biện

Văn hóa công sở Việt Nam thường tránh phản đối trực tiếp, và các cuộc họp bằng tiếng Anh đôi khi nghe khá thẳng. Bạn không cần trở nên thẳng thừng. Hãy dùng khung nói mềm:

• I see your point, and I wonder if ...
• That makes sense. One concern I have is ...
• I agree with most of that. The part I'm less sure about is ...

Đồng ý với một điều đúng trước, rồi mới thêm ý của mình. Cách này nghe lịch sự trong bất kỳ ngôn ngữ nào.

Sau cuộc họp

Gửi một email ngắn: những gì đã được quyết định, và việc bạn sẽ làm tiếp theo. Dùng khung email của bài tuần trước. Mọi người sẽ nhớ ai là người viết bản tóm tắt.

Bài luyện tuần này

Trong cuộc họp tới, hãy nói một câu đã chuẩn bị và dùng một cụm từ "chen vào". Vậy là đủ. Sau đó, ghi lại điều bạn đã nói và điều bạn ước mình đã nói; lần sau, điều thứ hai sẽ trở thành câu chuẩn bị của bạn.

Thứ Tư tuần sau: gọi điện thoại, khi không có slide và không có gương mặt nào giúp bạn. Hẹn gặp lại! 🌸