Tiếng Anh công sở: gọi điện thoại không còn hoảng

Xin chào! Tuần thứ ba của chuỗi Tiếng Anh công sở. Chúng ta đã đi qua email và cuộc họp. Tuần này là tình huống mà nhiều học viên của mình ngại nhất: gọi điện thoại.

Gọi điện khó hơn họp vì một lý do đơn giản. Trong cuộc họp, bạn có gương mặt, có slide, có bảng trắng. Qua điện thoại, bạn chỉ có âm thanh, mà nhiều khi âm thanh còn không rõ. Nhớ lại chuỗi bài TOEIC, kỹ năng nghe là kỹ năng mai một đầu tiên; điện thoại là nơi bạn nhận ra điều đó.

Tin vui là: cuộc gọi đi theo kịch bản nhiều hơn bất kỳ cuộc trò chuyện công sở nào khác. Nắm được kịch bản, phần lớn nỗi hoảng sẽ biến mất.

Mở đầu bằng ba điều

Mười giây đầu tiên nên trả lời được: bạn là ai, bạn từ đâu, và bạn gọi vì việc gì.

Hi, this is Lan from ABC Logistics. I'm calling about the delivery scheduled for Thursday.

Nói lý do ngay từ đầu giúp người nghe chuyển sang đúng chủ đề, và phần còn lại của cuộc gọi chỉ là trả lời một câu hỏi họ đã hiểu.

Nếu bạn là người nhận cuộc gọi, cũng là ý đó theo chiều ngược lại: "Lan speaking. How can I help?"

Làm chậm nhịp cuộc gọi

Bạn được phép kiểm soát tốc độ. Người nói thành thạo vẫn làm vậy suốt:

• Sorry, the line isn't very clear. Could you speak a little more slowly?
• Could you hold on a moment? Let me get a pen.
• Let me just check that and call you back in ten minutes.

Câu cuối cùng là câu hữu ích nhất trong bài này. Bạn không bao giờ phải trả lời một câu hỏi khó ngay lập tức.

Số, tên và ngày tháng: luôn nhắc lại

Đây là chỗ cuộc gọi hay sai nhất, vì fifteen và fifty nghe gần giống nhau, B và D cũng vậy. Hãy nhắc lại mọi chi tiết quan trọng:

• So that's fifteen, one five, units. Is that right?
• Could you spell your surname for me? Rồi đọc lại: N, G, U, Y, E, N.
• Just to confirm: Thursday the 30th, at 2 p.m.?

Đọc số theo từng chữ số (one five, thay vì fifteen) là chuyện bình thường khi gọi điện, không ai thấy lạ cả.

Kết thúc rõ ràng

Kết thúc bằng một câu tóm tắt và bước tiếp theo, cùng khung với một email tốt:

Great, so you'll send the new invoice today, and I'll confirm the delivery tomorrow morning. Thanks for your help.

Sau đó, gửi lại bằng văn bản. Một email hai dòng sau cuộc gọi quan trọng sẽ bảo vệ cả hai bên khỏi một con số nghe nhầm.

Bài luyện tuần này

Tự viết ba câu mở đầu của riêng bạn: một câu khi gọi cho nhà cung cấp, một câu khi gọi cho đồng nghiệp ở văn phòng khác, một câu khi nghe máy từ số lạ. Đọc to từng câu cho đến khi bạn nói ra mà không cần nghĩ. Rồi trong cuộc gọi thật tiếp theo, hãy nhắc lại mọi con số bạn nghe được.

Thứ Tư tuần sau: trò chuyện xã giao, năm phút trước khi cuộc họp bắt đầu. Hẹn gặp lại! 🌸